| INTERVIEW | Eric ARNAUD, associé Sogex
Réseau Cabinets Partenaires - COLMAR
C'était comment, avant la GED ?
Chaque service avait sa propre organisation, et nous passions beaucoup de temps entre nos étages pour récupérer des documents clients.
Chaque collaborateur avait sa propre méthode. Ceux qui imprimaient tout systématiquement, ceux qui n’imprimaient que ce qui était important, et ceux qui n’imprimaient plus du tout.
Certes, tout était classé … mais inaccessible immédiatement, car classé dans des lieux, des organisations, et des supports différents.
Qu'est-ce que la GED vous a apporté ?
L’Organisation du Cabinet ! Aujourd’hui, nous avons une organisation unique, celle du Cabinet.
Elle permet une totale uniformisatisation des méthodes de travail ainsi qu’un accès rapide et facile aux informations. Chaque collaborateur, en fonction de ses autorisations, peut donc consulter immédiatement l’ensemble du dossier Client sans se déplacer . Pour cela, nous avons repris dans la GED, le plan de classement de nos dossiers Clients, DA et DP.
Cette continuité de travail a favorisé l’adhésion des collaborateurs. Nous avons ensuite imposé le classement dans la GED de tous les documents (bureautique, e-mail, papier numérisé , éditions informatiques …). Les nouveaux collaborateurs, ou ceux qui changent de service, sont ainsi immédiatement opérationnels.
Pour nos collaborateurs nomades, la GED a concrétisé leur autonomie.
Quels conseils donneriez-vous pour commencer ?
1. Oubliez l'historique ! Nous avons privilégié le présent : à partir d'une date X, tous les documents devaient être classés dans la GED
2. Aucune dérogation concernant les personnes ! Nous avons souhaité que l'ensemble du cabinet soit concerné, tous les services, collaborateurs et associés, sans exception !
3. Aucune dérogation concernant les documents ! Dans notre démarche Qualité, nous avons créé un critère Haute Qualité : "Tous les documents doivent être classés dans la GED"
Cette démarche est devenue permanente ! Nous organisons ainsi des réunions régulières afin d'optimiser l'utilisation de la GED et vérifier que notre critère HQ soit respecté.
Et si on vous enlevait la GED... ?
Ce serait revenir en arrière ! Aujourd'hui, nous avons le sentiment que toute l'information du Cabinet est disponible et accessible quel que soit l'endroit et quel que soit les personnes.
Nous avons optimisé nos relations intra-services. Et, notre Cabinet s'est réellement orienté Client.
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