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Comme le dit l’expression : « une image vaut 1000 mots ». Il est parfois beaucoup plus simple de montrer une image plutôt que de rédiger un long rapport pour expliquer des statistiques par exemple…

Vous avez peut-être besoin de faire la démonstration d’un nouveau produit auprès de filiales étrangères ou encore de présenter en urgence les derniers chiffres de ventes à vos distributeurs, alors que vous êtes en voyage d’affaires…

Comment faire pour ne pas perdre de temps et rester productif ?

La solution : la visio conférence

Qu’est-ce que la visio conférence ?

Les développements dans les technologies de communication et l’accès à la WIFI ont permis à de nombreuses entreprises de profiter de la visio conférence.

Une visio conférence ou vidéo conférence est une connexion visuelle en direct entre deux ou plusieurs personnes se trouvant dans deux endroits différents sur le globe. La seule condition est d’avoir accès à une connexion Internet. La visioconférence permet la transmission d’images statiques et de textes entre deux terminaux différents. À son niveau le plus sophistiqué, elle permet la transmission d’images vidéo animées et d’un son de haute qualité.

Cette technologie vous permet d’avoir une conversation vidéo en live ou un partage de votre écran d’ordinateur avec votre interlocuteur d’Espagne tandis que vous êtes confortablement installé dans votre bureau à Paris. C’est extrêmement pratique, mais c’est aussi bien plus efficace qu’un appel téléphonique.

Montrer des documents à votre interlocuteur en même temps que vous lui parlez est de loin beaucoup plus pertinent que si vous preniez le temps de décrire l’image par téléphone.

Alors, comment devenir plus productif grâce à la visioconférence ?

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1. Réduisez vos frais de voyage avec un logiciel de visioconférence

La capacité de se présenter à plusieurs endroits à la fois pour une seule et même réunion tout en restant assis à son bureau améliore considérablement la productivité au travail. Même si un logiciel de visioconférence ne remplacera jamais vos rendez-vous en  face à face avec vos clients ou collaborateurs, elle est aujourd’hui d’une qualité tellement élevée qu’il est plus facile d’espacer les rendez-vous physique et de s’éviter des frais de déplacement et du temps perdu lors de voyages.

Faites le calcul du nombre de voyages que vous effectuez chaque année en incluant le coût des moyens de transport, les repas, l’hébergement sur place et le temps perdu et vous comprendrez vite pourquoi le système de visioconférence est devenu si attractif.

Les entreprises constatent généralement que le coût des voyages d’un employé suffit à compenser les dépenses faites pour l’achat d’un logiciel de visioconférence qui sera utilisé par la société toute entière…

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2. Améliorez les échanges de vos équipes

De nos jours, il n’est pas rare qu’une entreprise possède des filiales à l’étranger et tout autour du globe. La plupart des communications entre ces différentes structures se font par téléphone, email ou par message instantanés. Bien évidemment, tous les collaborateurs ne peuvent pas faire des voyages d’affaires et rencontrer les équipes internationales. Certains ne verront que très peu de fois leurs collaborateurs étrangers au cours de leur carrière professionnelle.

La visio conférence devient alors un véritable atout, car elle va venir combler ce manque de rencontre. La vidéo contribue à réduire l’incompréhension qui peut exister entre deux personnes de culture différente par exemple lors d’une conversation téléphonique. En effet, la communication non-verbale et le langage corporel sont des indicateurs qui aident à la compréhension d’une conversation. C’est particulièrement vrai quand vous effectuez une négociation.

Un autre avantage de la visio conférence est qu’il est plus facile de rester concentré sur la conversation, comparé au téléphone. Le face-à-face vidéo aide à capter l’attention d’un interlocuteur. De fait, les réunions et les projets sont effectués plus rapidement ce qui contribue à augmenter votre productivité globale.

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3. Soyez plus compétitif

Etre premier sur le marché en développant de nouveaux produits ou en créant de nouveaux processus est une priorité pour n’importe quelle entreprise. Créer et conserver son avantage concurrentiel est tout simplement une question de survie si vous êtes présent sur un marché en développement ou mature. Là encore, la visio conférence devient un outil précieux pour favoriser le développement de votre entreprise. Les équipes qui communiquent par vidéo font échanger plus facilement et plus rapidement leurs connaissances. Cela contribue à réduire le temps de développement et de lancement d’un nouveau produit pour vos clients.

Parallèlement, les équipes support qui utilisent la vidéo avec leurs clients développent des relations de proximité plus personnalisées. Vous obtiendrez plus facilement un vrai feed-back plutôt que de n’avoir que des commentaires mécontents par écrit.

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